企业必须在2021年重新考虑视频会议的使用情况

来源:华万通信  采编:John  发布时间:2021-06-24

       企业目前在采用视频会议方面面临的问题不是减少其使用数量,而是如何更好地管理其使用并最大程度地减少视频会议疲劳。在视频会议使用率在疫情中创下新高之后,2021年的使用量将会下降。
 
调研机构发出警告:在某种程度上,今年的视频会议使用量将会减少,但这只说明了视频会议在工作场所中的使用方式。采用视频会议的增长率在去年几乎从零增加到60%,这种极端的增长和下降将会出现逆转,直到出现更可持续的增长。
 
从积极的一面来看,在2020年,视频会议对于企业保持远程团队高效运营并培育企业协作文化至关重要,其效用不容置疑。但是其沉浸性也导致视频疲劳,因此在2021年,企业面临的问题不是减少视频会议的数量,而更好地进行管理,以防止远程工作的员工精疲力尽。另一方面,当企业找到了视频会议更好的使用方法时,其他形式的沟通和协作也可能会增加。
 
根据政策管理视频
 
企业不应该在政策方面减少视频会议的使用率。当然,除非面临许可费用过高或对网络运营带来不利影响的问题。必须注意的是,视频会议软件供应商已经采取措施减少视频会议疲劳和其他可能导致员工对该技术感到失望的问题。因此,关于减少视频会议使用率的决定不应只基于视频会议不再更具价值的看法。
 
事实上,使视频会议如此受到欢迎的内在品质并没有改变,而是视频会议的使用量可能有所下降。如果需要增加,企业可能需要制定教育计划和战略,以帮助员工从视频会议中获得更丰富的价值,同时采用方法来减轻影响其有效性的问题。
 
为此,企业需要考虑可以采取的三个步骤,以在使用视频会议和非视频会议模式之间取得更好的平衡。这可以为员工提供更大的参与度,并减少疲劳感。
 
(1)了解视频会议产生疲劳的原因
 
这听起来是一个常识,但是在采用新技术时经常会发生这种情况,其重点往往是表象而不是根本原因。在某些情况下,员工产生的疲劳与视频平台或服务无关,而这一切与正确支持视频平台或服务的能力有关。从IT角度来看,这是关于确保最终用户具有足够的带宽,并采取适当的服务质量措施来优化开展视频会议的网络性能。
 
对于最终用户来说,这意味着拥有足够的端点来提供企业级视频体验,这不仅适用于个人电脑或智能手机,还适用于诸如网络摄像头、麦克风/音箱、照明设备之类的外围设备。所有这些因素都会损害体验质量。例如视频不同步、图像跳动或抖动、屏幕死机和音频问题是导致视频会议疲劳的表象,但是通过解决根本原因,可以在很大程度上缓解这些问题。
 
(2)为会议制定最佳实践
 
企业不仅仅是制定政策来控制会议的召开方式。管理IT和统一通信的企业主管还应该考虑如何激励员工以确保采用最佳实践。视频会议已经成为许多员工的默认通信方式。在疫情发生前并非如此,因此使用视频会议显然是一种学习的行为。
 
企业员工仍然可以通过这种方式提高生产力,但其前提是要养成正确的习惯和纪律。尽可能保持会议简短,设定的限制,并对召开视频会议的空间和时间进行安排。此外,限制一天中的视频会议次数,并尽量减少会议期间的多任务处理。
 
另一个需要考虑的策略是员工在视频会议期间不做其他的事情,使其注意力都集中在会议上。这将反映其总体目标,即更好地管理视频会议的使用率,而不是仅仅试图减少。
 
(3)定义视频的最佳用例
 
并非每个通话都必须是视频。当视频会议成为日常交互的首选方式时,出现疲劳是不可避免的。员工与同事的例行对话不需要采用视频会议,尤其是没有任何展示或共享内容的情况下。
 
视频会议的沉浸性已经得到充分证明,但该技术也引入视觉刺激因素,从而进一步分散注意力。例如外观、虚拟背景、工作空间或者家人和宠物,这些可能会分散员工的注意力。这些因素通常不会影响员工在语音通话或聊天期间的互动。但是使用视频会议却会带来不良影响,而疲劳只是副作用之一。
 
与此相反,需要考虑视频会议的用例清单。在不久之前,视频会议还被认为是一种稀缺资源,其使用始终需要证明其合理性。而现在与其将视频会议视为一种交流工具,不如将其视为可使用的众多工具之一。有了一些清晰的用例,工作人员可以更轻松地确定何时使用视频会议,甚至可以重新发现高效的语音和消息传递方式。

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