如何让会议占用更少的时间和生产力

来源:华万通信  采编:John  发布时间:2021-02-25

低效率,无重点,无方向性——开会每天都会浪费宝贵的时间和资源。下面来谈谈如何让你的公司远离无效的会议而转向高产的协作。
 
没有一个有自尊心的企业想对外宣为效率低下、不专注、无方向性,经常无端地浪费数万美元。然而,这正是每天发生的事情,因为全球各地的企业迫使员工花时间开会,而这些会议对投入的时间和精力没有任何有层面的回报。
 
Work Simply的创始人兼负责人、《工作简化术:拥抱个人生产力风格的力量(Work Simply: Embracing the Power of Your Personal Productivity Style)》的作者Carson Tate说:“很少有会议能产生可操作的工作。工作人员每周平均花费六七个小时的时间开会,然后,他们被迫在当天所剩的不多的时间里做他们实际要做的工作,这导致倦怠,而倦怠又导致人才的流失问题,你没有发挥好人才的最大作用。”
 
当你的员工大部分时间都在开会,他们就没有任何产出,除了更多的会议之外什么都没有,Tate说,这成为贵企业的整个文化。
 
下面来谈谈如何确保你的组织会议有效且多产的方法。
 
认识问题,转变文化
 
Tate说,第一步是了解会议问题的广度和深度。首先记录会议与其它工作花费了多少时间,并以实际的金钱和员工的时间可以在什么地方得到更好的利用来确定会议使你的企业付出了多大的代价。
 
Tate说:“你需要真正意识到以会议为中心的文化的影响和成本。经常有时间戳为凌晨两点的邮件吗?是否定期举行涉及众多高管的会议,而他们的技能和时间可以在其它地方得到更好的利用?花在这些会议上的时间,精力和金钱实际上产出了什么?”
 
一旦你了解了会议问题,现在是开始改变的时候了。无论你单打独斗还是聘请像Tate这样的咨询机构,实施新的会议策略和战术来取代旧的,都不容易。
 
Tate说:“开会的方式是整个公司文化的缩影。通过安排另一系列的会议来解决这个问题是荒谬的,你必须从业务的核心着手,改变每一个假设,从你与技术的互动,到有多少人应该参与业务决策,会议举行时间,长度等等,否则,你只是在伤口上绑了一个绷带,而实际上你是需要去急症室就诊的。”
 
把技术弄明白
 
通过合适的协作工具和正确的思维方式,会议可以变得非常有成效。在这里,认识到员工队伍的转变至关重要。
 
West Unified Communications的业务运营执行副总裁Rob Bellmar说:“员工队伍已经发生了变化,变得更有流动性,更全球化,更远程。拥有现场会议般的“豪华”,甚至整个团队在同一个房间里的会议也是罕见的。”
 
这就是技术派上用场的地方,但要知道从哪里入手可能很困难。由于BYOD的兴起,协作工具的市场最近很火爆,协作工具的使用进一步复杂化。
 
Bellmar说:“协作是一种非常个人化的技能,每个人的工作方式不同。你喜欢一些工具而不是其它工具,你喜欢通过音频进行会议,也许你在共享文件和通过聊天和即时通信时工作最有成效。尽管员工有这么多的选择是一件好事,因为他们可以“自带应用程序”,然而这对企业来说并不容易,但是最重要的是,如果工具和应用程序不能满足他们的需求,反而使他们的工作变得更加困难,那么用户就会另辟蹊径。”
 
仔细看看员工的工作方式,以及他们在协作时喜欢的技术。一旦你重新评估了协作策略,你可能会发现自己会接受而不是拒绝使用视频会议、网络广播、实时聊天、移动会议技术以及传统电话会议甚至短信等工具,云业务通信平台提供商RingCentral的产品副总裁David Lee如是说。
 
Lee说:“提高生产力意味着你必须将技术与现代劳动力的习惯相结合。是的,有先期投资成本,但是很多企业已试图通过外包来节省资金,这可以让员工远程工作,削减人员——但如果他们无法让所有人协作,他们又能省出什么呢?”
 
他补充说:“充分利用花在会议和协作上的时间可以节省资金、免去你头痛的烦恼、刺激经济增长,这也要重点关注。”
 
评估每次会议邀请的价值
 
个别员工可以通过采取一些简单的行动来帮助你的组织摆脱以会议为中心的文化。
 
Tate说:“首先,质疑你受邀参加的每一场会议的价值,在你接受之前,问问自己什么是投资回报,你时间和精力在这上面能得到什么?为了参加这次会议你要放弃什么?问问自己,你的存在是否会贡献或增加价值?这会不会是最后五次会议的旧事重提?”
 
Tate说:“另一个关键问题是,如果我不参加,谁会失望?”
 
Tate说:“你需要清楚自己不出席的话会‘让谁失望’,而且你要能够自信地表达这样的想法,怎么最大限度地利用你的时间才能为你所做的工作增加最大的价值。很多次会议只是关于权力斗争的——比如谁出席了,谁没有出席,这对企业来说没什么价值,你可以这样婉言谢绝,‘我看不出我可以在谈话中增加任何价值。相反,我要致力于X,Y,Z,这就是为什么这比实际会议更有价值。”
 
Tate说,这样做不仅赋予个人权力,而且赋予他们的同事、管理者权利,并且赋予人们拒绝不必要的会议的直接报告的权利,迫使组织会议更加精简。
 
管理顾问、个人高效能培训师、以及《会议很重要:重要对话的八个强大策略(Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations)》的作者Paul Axtell说,这并不是说会议没用或不产生价值;事实上,会议可以成为企业必须完成工作并促进成功的最强大的工具之一,只是他们必须以正确的方式做事。
 
改变感知
 
Axtell说,改变对会议的感知方式很重要,从夸夸其谈光说不做这种不愿见到但又无可避免的情况到致力于问题解决的小组谈话也是至关重要的。
 
Axtell说:“如果你必须要开会,不妨试着改变你谈论的方式,而不是像往常那样的畏惧、害怕和无聊,强调会议本质上是让多个人进行谈话和交流如何解决问题的一种方式,这样一来,你就可以着重于做些力所能及的事来支持你的人才,以表彰他们投入的时间和精力。”
 
教授沟通和说话技能
 
Axtell说,生产力会议的最大障碍之一是对于大多数与会者来说,沟通并非他们的强项,尤其是在IT方面。
 
为了克服这个障碍,投资培训和专业发展课程,旨在教授沟通技巧,使工作人员有信心表达自己,并且简洁有效地表达自己。
 
Axtell说:“你的人需要谙于谈话,大多数工作人员没有就核心技能认真考虑过:‘我如何开始谈话、提出我的观点、总结、有效和高效地传递信息?’”
 
Axtell说:“倾听也几近在员工中消失,但是可以通过学习和磨练掌握它。”
 
坚持开小而亲切的会议
 
Axtell说:为了方便有效沟通,确保每位与会者都有机会得到倾听,会议规模要小。四五个人的小组会让人感觉更亲密,能腾出更多的时间建立联系,倾听并提出解决方案。而且,在较小的小组中,任何意见分歧都会得到更加温和且巧妙的处理。
 
Axtell说:“当我和客户交谈的时候,他们几乎总是告诉我他们觉得在4到5个人的小组中更容易做到真实、公开和坦诚,当他们被迫参加大型的小组会议时,由于环境不够亲切而使他们没有安全感,并且好的想法或创新的解决方案被淹没的可能性增加了。”
 
Axtell说,小团体也更有可能处理和解决核心问题,并将不相关的话题押后处理。
 
总是有一个议程,并坚持下去
 
即使在小群体里,也可以很容易分散思路。将会话集中在必须解决的问题上是至关重要的。这就是为什么计划并坚持议程是很重要的。
 
Axtell说:“一个议程只不过是一个解决问题的途径,人们在举行会议时忘记的一件事是,在设计这些对话时必须对具体的结果心中有数,有规定的时间和计划对任何你正在讨论的问题追根究底。”
 
生产性会议的力量
 
Tate倡导了一个基于首字母缩略词POWER:目的(Purpose),结果(Outcomes),谁(Who),执行(Execution),责任(Responsibility)的战略。
 
目的
 
这就是会议背后的“为什么”。会议前必须明确说明这一点,并为那些必须参加的人员提供参考。将会议的目标纳入更大的战略业务优先级也是有帮助的。
 
结果
 
在会议结束时会最终发生什么?如果这是一个决策会议,请务必在规定的时间结束之前做出决定。Tate说:“结果可能是就新的假期政策通知我的同事们,但事实上,结果是一定要有的,否则会议就没有任何实际的目的。”
 
 
会议的这个层面不仅规定谁出席,而且还要为每位参加者分配具体的任务。Tate说:“你决定了谁才是提供与需要解决的问题密切相关的数据、背景、主题的恰当人选。这样一来,这些人都可以准备好所需的信息,让更大的群体做出决策。”
 
执行
 
Tate指出,议程的这一部分在会议还没开始之前应留白,并在会议期间填写,以详细说明参与者如何从遇到问题到想出解决方案。这能确保每个与会者在会议结束后都有具体的行动和任务。
 
责任
 
会议结束之前确保每位与会者了解他们负责的是什么,并且有权在“执行”阶段完成分配给他们的任务。Tate说:“这并不一定意味着他们必须亲自做特定的任务——这可能意味着他们在跟进主管或其它部门的任务,但他们必须对自己的任务负责,并接受相关的期限和时间表。”
 
结论
 
使组织文化摆脱无休止的会议决不是一件容易的事情,而且绝对不会一夜之间发生。但这是值得的事情,因为它有助于提高生产力、简化业务流程、提升员工参与度,增强士气和工作满意度。所以,下次你得到一个会议请求时,不妨考虑一下拒绝它,看看会发生什么。

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