随着集成通信技术和网络技术的迅速发展，跨地域协作、远程会议和虚拟办公已成为一种常态，视频会议（Video Meeting）也成为一种日常使用的工具。虽然视频会议系统在提高了团队内部的沟通效率，但要想更好的使用它并做到便捷、高效，还是需要做出一些调整和完善。
首先，应该灵活的调整视频会议的场景应用，必要时可以发挥它的特色，比如可以采用窗口外汇模式，方便实时分享、讨论文字、表格等，也可以考虑在会议期间设置中断点，方便参与者休息及后续恢复参与。其次，尽量改善视频会议的流畅性，比如限制视频采集质量，做到尽量高画质保真度；在有网络波动的情况之下，适当减少视频源的数量，用预置的标清视频取代高清视频；还可以减少参与会议人数，限制每个会议支持的最大人数；最后，应该尽量提升视频会议的使用体验，比如使用特殊的背景音乐，添加可对应的图标，比如在参与者发言时加上勾选框，以此来确认发言者的身份；让所有参与者有机会发言，不要让其中一个人任意的抢占话语权。
虽然视频会议系统在提高了团队协作效率，但想要有更好的体验，仍然有待大家多加使用和探索，只有让它真正的便捷、高效，才能实现最大化的沟通效果。
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